会員名簿・出欠・当日の受付を、LINEでひとまとめに

名簿には、会員番号・氏名・カナ・メールアドレス・電話番号・会社名・肩書・事業内容・入会日・状態・役職・領収書の宛名・メモなどが並びます。状態は「在籍・休会・退会」の3つです。

いまの名簿はCSVで取り込めます。Excelの「CSV」でも「CSV UTF-8」でも読め、1回に2,000行まで入ります。会員番号、無ければメールアドレスで同じ人を見分け、いれば上書き、いなければ追加します。1行が失敗しても全体は止まらず、何行目がなぜ入らなかったかが出ます。書き出しは取り込みと同じ見出しなので、書き出したCSVを直してそのまま戻せます。

業種や団体ごとに要る項目は、プロフィール項目として30個まで足せます。形式は「1行の文字・複数行の文字・選択肢から1つ・URL・写真」の5つで、項目ごとに「必須」「本人が編集できる」「名簿に出す」を決められます。役職も30個まで持て、最初から「代表・事務局・会計・世話人」が入っています。

会員本人が会員ページで会員番号かメールアドレスを入れると、名簿に登録されたメールアドレスに6桁のコードが届き、それを入れると結ばれます。メールが届かない人は名前を書いて申請でき、運営が名簿の画面で承認します。運営が名簿の画面から直接結ぶこともできます。

結ばれた会員には、在籍していることと役職が、LINEのタグとして自動で付きます。休会・退会にすると外れます。名簿が付け外しするのはこの印だけで、手で付けたほかのタグには触りません。このタグを使って、会員にだけ出すリッチメニューや、会員だけに送るメッセージを作れます。

アンケートの答えを、名簿のプロフィール項目に入れることもできます（LINEと結ばれた在籍の会員だけ）。

イベントの予定で「出欠を取る」を押すと、その回が出欠を取る回になります。会員はLINEの中の会員ページで「参加・欠席・保留」から答えます。締切は「回答」と「取消」の2本で、既定は開催の7日前の18時と2日前の18時です。

回ごとに、定員・同伴を受けるか（1人20名まで）・参加や欠席で付けるタグを決められます。運営の画面には、参加・欠席・保留・未回答の人数が出ます。締切のあとでも、運営は代わりに入力でき、出欠はCSVで書き出せます。

答えていない人には、イベントのリマインドで宛先を「未回答の会員」にして送れます。参加者の名簿を会員どうしで見られるようにすることもでき、見えるのは運営が公開した回だけ、締切を過ぎてから、名前と会社名と同伴の人数だけです。

回ごとに会費などの費目を12個まで決められ、全員にかけるか、希望した人だけにかけるかを選べます。当日は受付の画面で名前・カナ・会社・会員番号から探して押すだけで、受け取りを記録します。受け取り方は現金・振込・その他から選び、画面の上に参加の人数・集めた額・残りが出ます。会場代などの諸経費も1回30件まで書いておけます。

会費の領収書は、会員が自分の会員ページから出せます。番号は自動で振られ、宛名を変えて出し直しても番号は変わりません。適格請求書の登録番号を設定しておけば印字され、5万円以上なら印紙を貼る枠が出ます。受付で受け取りを取り消すと、その領収書も取消になり、番号は欠番として残ります。

会員ページはLINEの中で開き、別のIDやパスワードは要りません。LINEと結ばれた会員には、出欠・プロフィール・領収書が並びます。本人が直せるのは、会社名・カナ・肩書・事業内容・電話番号と、「本人が編集できる」にした項目だけで、氏名とメールアドレスは運営が管理します。

LINEを使わない会員には、本人用のURLを渡せます。このURLでは、出欠とプロフィールを答えられます。会員本人が自分の会員ページからゲストを5名まで招くことも、運営が回ごとにゲストを登録しておき、あとで仮会員として名簿に入れることもできます。

名簿を見る・1件ずつ直す・出欠の代わり入力・当日の受け取りの記録は、運用担当でもできます。CSVの取り込みと書き出し・LINEとの結び付け・参加者名簿の公開・回を会員に知らせることは、管理者と運用リーダーだけです。費目と金額を決めることと、領収書の発行元の設定は、管理者だけです。